PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ARSIP DIGITAL PADA KAMPUS AKADEMI MARITIM BELAWAN MEDAN

Abstract

Perkembangan teknologi saat ini sudah memasuki era digital, dimana akses penyimpanan dapat di akses dengan mudah dan tidak membutuhkan waktu yang lama. Hal ini didukung perkembangan pada teknologi internet dan media penyimpanan yang semakin hari semakin murah dan terjangkau. Arsip Digital saat ini sudah menjadi standar penyimpanan di setiap perkantoran, dimana keuntungan layanan tersebut membuat pengarsipan dokumen secara digital tidak membutuhkan ruangan yang besar, biaya relatif murah dibandingkan sistem arsip manual, dan data dapat dengan mudah dicari.. Berdasarkan studi awal survey tempat penelitian pada Kampus Akademi Maritim Belawan (AMB) Medan, peneliti menemukan bahwasanya AMB Medan dalam melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar sudah terorganisir dengan baik. Hal tersebut bisa dilihat dalam pengelompokan arsip surat berdasarkan jenis arsip surat tersebut. Tetapi masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya pengolahan dan pencatatan arsip surat masuk dan surat keluar yang masih dicatat secara manual. Karena penyimpanan dan pengelolaan arsip masih menggunakan sistem manual terkadang dibutuhkan waktu yang lama, baik dalam proses pengarsipan maupun pencarian arsip, sehingga informasi yang dibutuhkan terlambat didapatkan. Sering terjadi keterlambatan penyampain data surat masuk dan keluar kepada pihak yang ditujukan. Penelitian terkait perancangan sistem aplikasi Arsip Digital pada Kampus AMB Medan menggunakan bantuan aplikasi PHP dan MySQL yang telah dibuat menunjukkan manfaat dalam pengelolaan arsip manual menjadi arsip digital yang dapat diakses dimanapun melalui jaringan internet, sehingga pihak manajemen dapat memperoleh laporan yang dibutuhkan dengan cepat tanpa melalui proses pencarian arsip secara manual.